Tipps für eine effiziente Ablage tragen dazu bei, dass der Arbeitende jederzeit auf seine Ablage zurückgreift, ohne Dokumente lange zu suchen. In eine Ablage kommen alle diejenigen Unterlagen, die der Angestellte im Beruf zur Dokumentation eines Projektes sammelt. Dazu gehören Schriftverkehr, Kalkulationen, Pläne und Protokolle. Tipps für die Art der Ablage sehen verschieden aus. Manche benutzen lieber Standordner, andere nehmen Hängemappen oder Ähnliches. Die geeignete Ablage hängt sowohl von der Funktionalität derselben in der eigenen Branche als auch vom eigenen Gusto ab. Wichtig ist in jedem Fall, dass der Arbeitende die Kategorien und Ordner mit den passenden Namen auszeichnet: gesammelte Briefe und E-Mails als Schriftverkehr beispielsweise. Die richtigen Kategorien sind wichtig, damit der Arbeitende schnell und effizient auf die richtigen Unterlagen zurückgreift.
Klare und differenzierte Kategorien für eine effiziente Ablage
Der Ratgeber für eine effiziente Ablage sieht außerdem vor, dass die Kategorien deutlich ausgezeichnet sind. Der Arbeitende gibt den Kategorien klar differenzierte Bezeichnungen. So findet er die gewünschten Unterlagen schnell wieder, wenn er sie braucht. Farben setzt er auch gewinnbringend ein. Er kennzeichnet damit entweder unterschiedliche Kategorien wie Kalkulation oder Buchhaltung oder unterschiedliche Projekte.
Regelmäßig ablegen und aussortieren für eine effiziente Ablage
Zu den Tipps für eine effiziente Ablage zählt darüber hinaus, dass der Arbeitende regelmäßig die frisch produzierten Dokumente ablegt. Um die Verschleppungsgefahr zu reduzieren, ist es von Vorteil, täglich fünf Minuten am Ende der Arbeitszeit für Ablage einzuplanen. In dieser Zeit legt der Arbeitende die aktuellen Dokumente ab. Die Ablage ist allerdings nur dann wirklich effizient, wenn der Arbeitende die Dokumente regelmäßig sichtet und ausmistet. Dazu plant er am besten täglich ebenfalls fünf Minuten ein. Das Aussortieren geschieht auch leicht während eines Telefonates, das nicht die ganze Konzentration beansprucht. An der Ablage zu sparen ist möglich, wenn der Arbeitende für ein neues Dokument ein altes ausmistet.
Tipps für eine effiziente Ablage
Insgesamt gilt für eine effiziente Ablage:
- ein passendes Ablagesystem finden (Stehordner, Hängemappen oder Ähnliches),
- die Kategorien ordentlich kennzeichnen,
- Farben nutzen
- und die Ablage immer wieder ausmisten.
Der Arbeitende hat durch ein gutes Ablagesystem, immer einen Überblick, wo sich welche Dokumente befinden. Ist es nötig, schnell ein Bestimmtes zur Hand zu haben, ist dies nur mit einer effizienten Ablage möglich. Tipps für eine effiziente Ablage zielen darauf ab, dass der Arbeitende seinen Arbeitsalltag effizienter gestaltet und weniger Zeit mit unnötigem Suchen verbringt. Letztendlich hat das Unternehmen insgesamt ein Interesse daran, seine Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Mit jeder gewonnenen Arbeitsminute steigt die Wertschöpfung des Unternehmens als Ganzes.